Hier sind ein paar Tipps, die dir helfen könnten, deinen (Arbeits-)Alltag produktiver zu gestalten:
1. Setz dir kurze Deadlines!
Der in der Wissenschaft bekannte Goal-Gradient-Effekt besagt, dass je näher man seinem Ziel kommt, desto mehr strengt man sich an. Wer sich selber oder seinen Mitarbeitern lang ausgedehnte Deadlines setzt, der verschenkt Potential.
Das Gleiche gilt für Meetings. Der vorgegebene Zeitrahmen wird sehr gerne vollständig ausgeschöpft, wenn allerdings nur kurz-getaktete Meetings angesetzt werden, dann werden Meetings automatisch effizienter, weil die Teilnehmer sich kurz fassen müssen. Wer es dann ganz effizient gestalten möchte, der lässt das Meeting am besten im Stehen stattfinden.
„Arbeit dehnt sich genau in dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht“
– C. Northcote Parkinson
2. Fokussiere dich!
Du willst etwas lernen? Du musst dringend an einem Projekt weiterarbeiten? Wenn es eben geht, dann lass dich dabei nicht unterbrechen! Tratschende Arbeitskollegen, ein klingelndes Telefon, unzählige Whats-App-Nachrichten – All diese Unterbrechungen sind wahre Produktivitätskiller. Studien zeigen, dass selbst Störungen von 5 Sekunden zu einem enormen Produktivitätsverlust führen. Vor allem während öder Routinearbeit lässt man sich sehr leicht ablenken. Wer kennt das nicht?
Eine einfache Methode sich dort Abhilfe zu schaffen ist es, sich einen Timer zu stellen, z.B. auf 45 Minuten – in dieser Zeit machst du nichts Anderes! Diese Art von „Mini-Deadline“ trägt dazu bei deine Aufgaben schneller sowie konzentrierter zu erledigen. Danach kannst du dich immer noch um den Rest kümmern.
3. E-Mail oder Telefon?!
Es gibt Kollegen, die schreiben per se E-Mails, anstatt mal das Telefon zu bemühen. Frag dich selber, welches von den beiden Kommunikationsmitteln für jeden einzelnen Sachverhalt wirklich effektiv ist. Es gibt Probleme, die lassen sich am Telefon in Windeseile lösen, wohingegen eine Diskussion per Mail total mühselig wäre. Eine E-Mail bietet zwar den charmanten Vorteil, dass du alles schwarz auf weiß hast, aber das ist nicht immer notwendig. Wenn es möglich ist, greif zum Hörer!
4. Greif nicht (sofort) zum Smartphone!
Es wird Phasen geben, an denen du denkst, dass du gerade nicht weiter vorankommst. Du hast absolut keine Ahnung, wie du jetzt weiter arbeiten sollst und möchtest am liebsten sofort aufhören und erstmal Whats-App, Facebook et cetera abchecken?
Lass das bleiben! Setz dich einfach mal 5 Minuten hin und mach gar nichts! Wenn dir in diesen 5 Minuten keine zündende Idee gekommen ist, dann mach eine Pause.
Autor: Hendrik Wiegandt