Anwendungsmöglichkeiten von Robotic Process Automation (RPA)

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Anwendungsmöglichkeiten von Robotic Process Automation (RPA)

Funktionsweise von RPA

Robotic Process Automation, übersetzt robotergesteuerte Prozessautomatisierung, umfasst Softwareprogramme, welches die Eingaben eines Menschen am Computer simuliert und seit 2015 Einzug in der unternehmerischen Praxis findet.

Der Roboter agiert auf Anwenderebene und nutzt folglich die grafische Benutzeroberfläche oder Graphical User Interface (GUI), um mit jeder möglichen installierten Software zu interagieren. In Flowcharts werden die einzelnen Arbeitsanweisungen an den Roboter in prozessualer Reihenfolge programmiert. Der Roboter durchläuft die einzelnen Arbeitsschritte, in welchen er Klicke und Tastatureingaben simuliert und so beispielsweise große Datenmengen in Tabellen einpflegt, Emails archiviert oder in Kombination mit Optical Character Recognition (OCR) Rechnungen ausliest.

Man unterscheidet RPA Roboter in Roboter, die unabhängig (unattended robots) Prozesse durchlaufen und Roboter, die durch den Mitarbeiter aktiviert werden (attended robots) und Roboter, die sowohl als auch attended und unattended Prozesse durchlaufen (hybrid robots)

Nadine Ladnar RPA

Abbildung 1: Unterscheidung von attended und unattended Robots (eigene Darstellung)

Mehrwert von RPA

Durch RPA lassen sich vor allem in Massentransaktionsgeschäften erheblich Kosten reduzieren. Roboter sind effizient und kostengünstig, wenn sie einmal programmiert sind. Sie können in kurzer Zeit Prozesse durchlaufen und diese auch mit Einhaltung der Vorschriften (Compliance) und in hoher Qualität absolvieren. Weiterhin ist die RPA Technologie nur minimal invasiv, wodurch sie sich schnell in die vorhandenen Strukturen integrieren lassen, ohne Änderungen vornehmen zu müssen. Zusätzlich sind die Roboter leicht skalierbar. Wenn mehr Bedarf besteht, lässt sich leicht die Anzahl der Roboter erhöhen, um Engpässe zu vermeiden. 

In der Kombination von RPA mit künstlicher Intelligenz (KI) lassen sich auch immer komplexere Aufgaben automatisieren, sodass mit Hilfe von Natural Language Processing (NLP) und Optical Character Recognition (OCR) auch unstrukturierte Daten durch RPA verarbeitet werden können. Die Möglichkeiten von RPA scheinen endlos, sind aber auch an bestimmte Kriterien geknüpft.

Nadine Ladnar RPA

Abbildung 2: Mehrwert von RPA (eigene Darstellung)

Prozesskriterien zur Implementierung von RPA

Nicht jeder Prozess lässt sich einfach automatisieren. Deshalb ist es wichtig zu prüfen, wie gut ein Prozess zur Automatisierung geeignet ist.
Ein zu automatisierender Prozess sollte folgende Kriterien erfüllen:

  1. Regelbasierter Prozessablauf

Der Roboter ist lediglich in der Lage anhand harter Kriterien Entscheidungen zu treffen, daher müssen Regeln bestimmen wie der Roboter zu entscheiden hat.

  1. Standardisierter digitaler Input

Der Roboter arbeitet digital und kann daher nur digitale Daten verarbeiten, welche in gängigen Dateitypen vorliegen.

  1. Hohes Transaktionsvolumen

Es lohnt sich meist nicht Prozesse zu automatisieren, welche selten durchlaufen werden. Besonders bei häufigen Prozessdurchläufen spart man Zeit durch die schnelleren Durchlaufzeiten der Roboter.

  1. Wenige Ausnahmen

Je mehr Ausnahmen in einem Prozess enthalten sind, desto komplexer wird die Programmierung des Roboters.

  1. Stabiler Prozess

Der zu automatisierende Prozess sollte über längere Zeiträume unverändert bleiben, da bei sich häufig ändernden Prozessen auch immer wieder die Roboter neu programmiert werden müssen, was zu erheblichem Aufwand führen kann.

Es lassen sich somit Prozesse, welche digital, standardisiert, repetitiv, regelbasierend und stabil sind gut automatisieren.

RPA Softwareanbieter

Die größten Spieler im Markt der Prozessautomatisierung sind:

  1. UiPath https://www.uipath.com
  2. Automate Anywhere https://www.automationanywhere.com
  3. Blue Prism https://www.blueprism.com
  4. Microsoft (Power Automate) https://powerautomate.microsoft.com/de-de/

Abbildung 3: RPA Anbieter, Everest Group

Quellen

Behrens, K., 2015 “Benefit of RPA: Efficiency”, online: https://www.uipath.com/blog/rpa/benefit-of-rpa-efficiency

Koch, C., Fedtke, S., 2020 „Robotic Process Automation – Ein Leitfaden für Führungskräfte zur erfolgreichen Einführung und Betrieb von Software-Robots im Unternehmen“, Springer-Verlag

Langmann, C., Turi, D., 2020, „Robotic Process Automation (RPA) – Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen“, Springer Fachmedien Wiesbaden

Laserfiche, o.J., “What is the Difference between RPA and BPM?”, online:
https://www.laserfiche.com/ecmblog/what-is-the-difference-between-robotic-process-automation-rpa-bpm

Litzel, N., 2019 „Was ist Robotic Process Automation?”, online:
https://www.bigdata-insider.de/was-ist-robotic-process-automation-rpa-a-880836/

Schleppler, B., Weber, C., 2020: “Robotic Process Automation“, Springer-Verlag  

Schreier, J., 2018: „Routinen automatisieren BPM oder RPA: Wer braucht was?“, online: https://www.industry-of-things.de/bpm-oder-rpa-wer-braucht-was-a-772256/

Nadine Ladnar

Nadine Ladnar

Nadine Ladnar, M.Sc.: Arbeitet hauptberuflich als Supply Chain Performance Manager in der chemischen Industrie und ist als Beraterin bei Heinrich Heine Consulting e.V. tätig. Daneben promoviert sie an der Universidad CEU San Pablo und ist als freiberufliche Dozentin an der FOM Hochschule für Oekonomie & Management in Düsseldorf sowie als Research Fellow am isf Institute for Strategic Finance tätig. Zu ihren Forschungsschwerpunkten gehören Corporate Finance, digitale Transformation und Nachhaltigkeit.

nadine.ladnar@hhc-duesseldorf.de

Mirko Keune

Mirko Keune, B.A.: Studiert Business Administration mit Fokus auf IT und ist studentischer Unternehmensberater von Heinrich Heine Consulting e.V., Leiter des Ressort Qualitätsmanagement und ehemaliger Ressortleiter für Marketing.
Aktuell ist er Student im M.Sc. Business Analytics an der Hochschule Düsseldorf. Im Rahmen des Studiums baute er Kompetenzen im RPA-Kontext auf und bietet Workshops zu diesem Thema an.

mirko.keune@hhc-duesseldorf.de

Weitere Beiträge

Auf welchen beruflichen Erfolg bist du besonders stolz?

Vor einigen Jahren habe ich nach der Uni richtiggutbewerben.de gegründet. Die führende Online-Plattform für Bewerbungen in Deutschland. Wir sind durch zahlreiche Medienauftritte u.a. bei Galileo und Höhle der Löwen deutschlandweit bekannt.

Wie kam es dazu, dass du richtiggutbewerben.de gegründet hast?

Alles kann man heute online buchen oder bestellen – wieso also nicht auch seine individuelle Bewerbung? In einer kleinen Studenten-WG hat alles begonnen. Von einem 8qm-WG-Zimmer zum 330qm-Büro.

Wieso sollten StudentInnen sich bei HHC bewerben?

HHC bietet einen Ort, an dem StudentInnen aus verschiedensten Studiengängen und mit verschiedenen persönlichen Zielen zusammenkommen. Hier findet man Gleichgesinnte, Kreative, Zahlenmenschen, was man eben sucht. Auch Startup-Begeisterte. Das ein oder andere Mitglied von HHC hat auch schon bei uns im Startup gearbeitet.

Was machst du, wenn du nicht arbeitest?

Ein wichtiger Ausgleich ist Sport. Ich spiele Hockey und Fußball. Je nach Jahreszeit das eine mehr als das andere.

Bilal Zafar, CEO von richtiggutbewerben.de

Was war der beste Ratschlag, den du von einem HHC-Mitglied bekommen hast?

Sammle so viele Erfahrungen neben dem Studium wie du kannst! Nutze das HHC-Sicherheitsnetz und mache so viele Fehler wie möglich!

Welches war dein größtes Learning bei HHC und was bringt es dir heute?

Ich habe dank HHC gelernt, was ich in meinem Berufsalltag wirklich machen will. Nur dadurch konnte ich bereits während des Studiums meinen Schwerpunkt wechseln und mich auf diesen Berufsalltag richtig vorbereiten.

Auf welchen beruflichen Erfolg bist du besonders stolz?

Da wo ich bin, bin ich genau richtig. Ich kann wirklich etwas verändern und das, obwohl ich gerade einmal vor einem Jahr den Berufseinstieg hatte. Besonders stolz bin ich, dass ich das Vertrauen, das mir entgegengebracht wurde nicht enttäuscht habe und mir diese Position und das Vertrauen ganz allein erarbeitet und verdient habe, obwohl es eine große Herausforderung war!

Wie kam es dazu, dass du als Quality Improvement Specialist arbeitest?

Um diese Frage zu beantworten, muss ich ein wenig ausholen, denn HHC hat dabei eine entscheidende Rolle gespielt.

Als ich bei HHC anfing steckte ich mitten in meinem 4. Semester des Wirtschaftschemie Bachelors. Ich war enttäuscht. Ich wusste schon vor Studiums Anfang, dass ich keine Theoretikerin war und auch, dass ich nicht den Rest meines Lebens im Labor stehen wollte – aber das Studium brachte mir nur die Theorie und die praktische Umsetzung im Labor bei. Ich wollte irgendetwas anderes – wusste aber nicht was das war. Und da fand ich HHC. Im Nachhinein, die beste Entscheidung, die ich in Sachen ‚Studium‘ treffen konnte (meine Studiumswahl mit eingeschlossen 😉)

Es begann langsam – aber irgendwann haben wir über ein Qualitätsmanagementsystem nachgedacht – und ich war direkt Feuer und Flamme.

Damals war mir noch nicht klar warum, aber es machte mir Spaß. Und das Besondere an HHC: Wenn du für etwas brennst, darfst du es einfach ausprobieren!

Rückwirkend betrachtet bin ich total gescheitert 😃 Ich hatte keine Ahnung was Qualität bedeutet, was ein Qualitätsmanagementsystem braucht, warum es Leute gab, die den Sinn von meinen Prozessen nicht verstanden haben, warum die Norm ein schlechter Ausgangspunkt war… Aber trotz all des Gegenwindes wusste ich einfach, dass ich meinen Platz gefunden hatte – jetzt musste ich nur noch lernen es richtig zu machen.

Deshalb habe ich mich entschieden einen Master in Qualitätsingenieurwesen anzuhängen. Hier habe ich das Handwerkszeug und die Methoden gelernt und nach und nach verstanden, was ich damals falsch gemacht habe.

Mein Job war anschließend ein echter Glücksgriff. Hier stehe ich vor den gleichen Herausforderungen wie bei HHC – nur eben ohne Sicherheitsnetz. Und jetzt kann ich es richtig machen, weil ich weiß wo die Fallstricke liegen. Jetzt kann ich einen echten Mehrwert bringen und Änderungen anstoßen, die tatsächlich etwas verbessern!

Wieso sollten StudentInnen sich bei HHC bewerben?

Manchen reicht das Studium. Manchen nicht. Für all jene, die MEHR wollen ist HHC genau der richtige Ort. Egal ob es der Netzwerkaufbau, das Geld verdienen oder die Selbstfindung ist – HHC kann einem genau das ermöglichen. Hier seid ihr frei euch auszuprobieren und neue Wege einzuschlagen. Setzt euch ein Ziel und tut alles dafür es zu erreichen. Hier steht euch keiner im Weg – Probiert euch aus und sucht nach neuen Wegen. Guckt über den Tellerrand hinaus und wenn ihr scheitert, könnt ihr einfach wieder aufstehen und weiter machen. Jetzt wisst ihr es besser 😊 So viel Freiheit kann euch kein Studium, kein Praktikum und auch kein Nebenjob geben!

Was machst du, wenn du nicht arbeitest?

Momentan eine Wohnung kernsanieren 😉

Anna Mühlinghaus, Quality Improvement Specialist, SAFECHEM Europe GmbH

Wie hat HHC dich auf deine jetzige Tätigkeit vorbereitet?

Als Mitglied von HHC konnte ich erste Erfahrungen im Bereich Projektmanagement, Arbeiten in interdisziplinären Teams und sicheres Präsentieren vor Kunden lernen – Fähigkeiten die insbesondere für den Start in der Beratung sehr viel wert waren. Aber auch die Veranstaltungen von HHC, bei denen wir Vertreter verschiedener Unternehmensberatungen kennenlernen konnten oder zusammen mit ihnen Cases lösten, bereitete mich sehr gut auf die Bewerbungsgespräche aber auch meine spätere Praktikumsstelle bei der Marketingberatung Batten & Company aber auch jetzige Festanstellung bei Deloitte Digital vor.

Welches war dein größtes Learning bei HHC und was bringt es dir heute?

Im Rahmen eines HHC-Projekts unterstützten wir ein Startup aus dem Accelerator Programm der E.ON SE bei der Marktrecherche. Da ich die Idee des Start Ups und auch das Mitgestalten in einem Unternehmen noch vor dessen Produktlaunch sehr spannend fand, startete ich direkt nach Projektende von HHC einen Werkstudentenjob und anschliessende Festanstellung dort. Durch die kleine Teamgröße konnte ich schnell alle Unternehmensbereiche kennenlernen und insbesondere das Online Marketing mit aufbauen. Das HHC-Projekt verhalf mir somit zu meinem ersten Job und ebnete meinen Weg ins Online Marketing.

Auf welchen beruflichen Erfolg bist du besonders stolz?

Während meines Masterstudiums in London gründete ich eine Agentur namens ApoDigital, die sich auf Online Marketing für Apotheken spezialisiert. Ich erkannte, dass es in der Pharmabranche einen deutlichen Rückstand beim Thema Online Präsenz und Marketing gibt und nutze mein Wissen und die Kontakte in der Industrie zur Akquise der ersten Kunden. Auch nach meinem Start bei Deloitte Digital führte ich die Agentur fort und begann mit Freelancer zu arbeiten, um das Pensum und die Qualität beizubehalten. Im Laufe der letzten Jahre lernte ich unglaublich viel von Unternehmensführung über Buchhaltung und Kundenmanagement und konnte insbesondere mein Marketingfachwissen aus dem einen Beruf im anderen einbringen.

Wieso sollten StudentInnen sich bei HHC bewerben?

HHC bietet StudentInnen eine riesige Chance, verschiedene Unternehmen, Unternehmensbereiche und auch Unternehmensgrößen bereits im Studium kennenzulernen. Es ist unglaublich viel wert zu verstehen, ob man gerne als Dienstleister (z.B. Unternehmensberater oder Agenturmitarbeiter) arbeiten möchte oder gerne in einem Konzern oder Startup anfangen möchte. Und genau das kann man im Rahmen der Projekte herausfinden. Neben der Projekterfahrung lernt man auch schnell sehr viele verschiedene und interessante Menschen kennen und beginnt sich ein Netzwerk aufzubauen.

Was machst du, wenn du nicht arbeitest?

Ich wohne noch nicht so lange in Hamburg und nutze meine freie Zeit die Stadt besser kennenzulernen.

Anna Kraus, Senior Consultant bei Deloitte