Anwendungsmöglichkeiten von Robotic Process Automation (RPA)
Funktionsweise von RPA
Robotic Process Automation, übersetzt robotergesteuerte Prozessautomatisierung, umfasst Softwareprogramme, welches die Eingaben eines Menschen am Computer simuliert und seit 2015 Einzug in der unternehmerischen Praxis findet.
Der Roboter agiert auf Anwenderebene und nutzt folglich die grafische Benutzeroberfläche oder Graphical User Interface (GUI), um mit jeder möglichen installierten Software zu interagieren. In Flowcharts werden die einzelnen Arbeitsanweisungen an den Roboter in prozessualer Reihenfolge programmiert. Der Roboter durchläuft die einzelnen Arbeitsschritte, in welchen er Klicke und Tastatureingaben simuliert und so beispielsweise große Datenmengen in Tabellen einpflegt, Emails archiviert oder in Kombination mit Optical Character Recognition (OCR) Rechnungen ausliest.
Man unterscheidet RPA Roboter in Roboter, die unabhängig (unattended robots) Prozesse durchlaufen und Roboter, die durch den Mitarbeiter aktiviert werden (attended robots) und Roboter, die sowohl als auch attended und unattended Prozesse durchlaufen (hybrid robots)
Abbildung 1: Unterscheidung von attended und unattended Robots (eigene Darstellung)
Mehrwert von RPA
Durch RPA lassen sich vor allem in Massentransaktionsgeschäften erheblich Kosten reduzieren. Roboter sind effizient und kostengünstig, wenn sie einmal programmiert sind. Sie können in kurzer Zeit Prozesse durchlaufen und diese auch mit Einhaltung der Vorschriften (Compliance) und in hoher Qualität absolvieren. Weiterhin ist die RPA Technologie nur minimal invasiv, wodurch sie sich schnell in die vorhandenen Strukturen integrieren lassen, ohne Änderungen vornehmen zu müssen. Zusätzlich sind die Roboter leicht skalierbar. Wenn mehr Bedarf besteht, lässt sich leicht die Anzahl der Roboter erhöhen, um Engpässe zu vermeiden.
In der Kombination von RPA mit künstlicher Intelligenz (KI) lassen sich auch immer komplexere Aufgaben automatisieren, sodass mit Hilfe von Natural Language Processing (NLP) und Optical Character Recognition (OCR) auch unstrukturierte Daten durch RPA verarbeitet werden können. Die Möglichkeiten von RPA scheinen endlos, sind aber auch an bestimmte Kriterien geknüpft.
Abbildung 2: Mehrwert von RPA (eigene Darstellung)
Prozesskriterien zur Implementierung von RPA
Nicht jeder Prozess lässt sich einfach automatisieren. Deshalb ist es wichtig zu prüfen, wie gut ein Prozess zur Automatisierung geeignet ist.
Ein zu automatisierender Prozess sollte folgende Kriterien erfüllen:
- Regelbasierter Prozessablauf
Der Roboter ist lediglich in der Lage anhand harter Kriterien Entscheidungen zu treffen, daher müssen Regeln bestimmen wie der Roboter zu entscheiden hat.
- Standardisierter digitaler Input
Der Roboter arbeitet digital und kann daher nur digitale Daten verarbeiten, welche in gängigen Dateitypen vorliegen.
- Hohes Transaktionsvolumen
Es lohnt sich meist nicht Prozesse zu automatisieren, welche selten durchlaufen werden. Besonders bei häufigen Prozessdurchläufen spart man Zeit durch die schnelleren Durchlaufzeiten der Roboter.
- Wenige Ausnahmen
Je mehr Ausnahmen in einem Prozess enthalten sind, desto komplexer wird die Programmierung des Roboters.
- Stabiler Prozess
Der zu automatisierende Prozess sollte über längere Zeiträume unverändert bleiben, da bei sich häufig ändernden Prozessen auch immer wieder die Roboter neu programmiert werden müssen, was zu erheblichem Aufwand führen kann.
Es lassen sich somit Prozesse, welche digital, standardisiert, repetitiv, regelbasierend und stabil sind gut automatisieren.
RPA Softwareanbieter
Die größten Spieler im Markt der Prozessautomatisierung sind:
- UiPath https://www.uipath.com
- Automate Anywhere https://www.automationanywhere.com
- Blue Prism https://www.blueprism.com
- Microsoft (Power Automate) https://powerautomate.microsoft.com/de-de/
Abbildung 3: RPA Anbieter, Everest Group
Quellen
Behrens, K., 2015 “Benefit of RPA: Efficiency”, online: https://www.uipath.com/blog/rpa/benefit-of-rpa-efficiency
Koch, C., Fedtke, S., 2020 „Robotic Process Automation – Ein Leitfaden für Führungskräfte zur erfolgreichen Einführung und Betrieb von Software-Robots im Unternehmen“, Springer-Verlag
Langmann, C., Turi, D., 2020, „Robotic Process Automation (RPA) – Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen“, Springer Fachmedien Wiesbaden
Laserfiche, o.J., “What is the Difference between RPA and BPM?”, online:
https://www.laserfiche.com/ecmblog/what-is-the-difference-between-robotic-process-automation-rpa-bpm
Litzel, N., 2019 „Was ist Robotic Process Automation?”, online:
https://www.bigdata-insider.de/was-ist-robotic-process-automation-rpa-a-880836/
Schleppler, B., Weber, C., 2020: “Robotic Process Automation“, Springer-Verlag
Schreier, J., 2018: „Routinen automatisieren BPM oder RPA: Wer braucht was?“, online: https://www.industry-of-things.de/bpm-oder-rpa-wer-braucht-was-a-772256/
Nadine Ladnar
Nadine Ladnar, M.Sc.: Arbeitet hauptberuflich als Supply Chain Performance Manager in der chemischen Industrie und ist als Beraterin bei Heinrich Heine Consulting e.V. tätig. Daneben promoviert sie an der Universidad CEU San Pablo und ist als freiberufliche Dozentin an der FOM Hochschule für Oekonomie & Management in Düsseldorf sowie als Research Fellow am isf Institute for Strategic Finance tätig. Zu ihren Forschungsschwerpunkten gehören Corporate Finance, digitale Transformation und Nachhaltigkeit.
Mirko Keune
Mirko Keune, B.A.: Studiert Business Administration mit Fokus auf IT und ist studentischer Unternehmensberater von Heinrich Heine Consulting e.V., Leiter des Ressort Qualitätsmanagement und ehemaliger Ressortleiter für Marketing.
Aktuell ist er Student im M.Sc. Business Analytics an der Hochschule Düsseldorf. Im Rahmen des Studiums baute er Kompetenzen im RPA-Kontext auf und bietet Workshops zu diesem Thema an.