Prozessverbesserung mit Six Sigma

Next Generation for today's business

Grundlagen des Projektablaufs mit Hilfe der DMAIC-Methodik und statistischen Methoden von Six Sigma.

Im Zuge unserer Projektarbeit treffen wir immer wieder auf Herausforderungen, die eine Prozessverbesserung erfordern. Das dabei von uns oft verwendete Managementsystem Six Sigma möchten wir im nachfolgenden Artikel näher erläutern. Die DMAIC-Methodik und statistische Methoden von Six Sigma bieten herausragende Möglichkeiten unterschiedlichste Geschäftsprozesse zu optimieren.

Kurzvorstellung des Konzepts

Six Sigma ist eine Methode, bzw. Methodensammlung des Qualitätsmanagements. Dabei werden ein statistisches Qualitätsziel und messbare Qualitätskennzahlen angestrebt. Im Rahmen des Projektmanagements wird Six Sigma zur Prozessoptimierung verwendet. Ziel dieser formalisierten, systematischen und ergebnisorientierten Methode ist es, sogenannte Defects (Fehler) aufzuspüren, zu reduzieren und im Optimalfall komplett zu eliminieren. Six Sigma zielt auf Effektivität ab, dass heißt die Vollständigkeit und Genauigkeit mit der ein bestimmtes Ziel erreicht wird, steht im Vordergrund.

Im Vergleich dazu zielt das meist genutzte Lean Management (als Gesamtheit von Methoden) darauf ab, eine möglichst hohe Effizienz zu erreichen. Effizienz ist der im Verhältnis zur Vollständigkeit und Genauigkeit benötigte Aufwand, mit der ein bestimmtes Ziel erreicht wird. Lean Management versucht also die Durchlaufzeit eines Prozesses zu verringern, wo hingegen Six Sigma versucht die Streuung eines Prozesses zu verringern.

Statistische Qualitätssicherung durch Six Sigma.

An Hand von statistischen Methoden kann Six Sigma auf verschiedene Qualitätsbezogene Fragestellungen getestet werden. Six Sigma bietet zum Beispiel die Garantie, dass nur 3,4 von 1000 Einheiten fehlerbehaftet sind. Das bedeutet 99,99966% aller Einheiten sind fehlerfrei. Um einer solchen Frage nachzugehen, kann die Formel DPMO1 (Defects per Million Opportunities ) verwendet werden:

1 Defects = Fehler | Nr. Units = Anzahl der Einheiten | Opportunities = Fehlermöglichkeiten

Bei einem Beispiel mit einem Fehlerniveau von 1% und 99% korrekt bearbeiteten Einheiten käme man schon auf 10.724 DPMO. Six Sigma hingegen bietet, dass 99,99966% aller Einheiten fehlerfrei sind.

Projektablauf mit Six Sigma

Der Ablauf eines Six Sigma Projekts ist klar definiert. Als Grundvoraussetzung erfolgt die Projektauswahl, daraufhin wird ein passendes Team gestellt. Hierbei werden den beteiligten Teammitgliedern bereits verschiedene Rollen zugeteilt. Die weitere Vorgehensweise im Projekt erfolgt durch eine Strukturierung mit Hilfe der Methodik DMAIC (Define Measure Analyze Improve Control). Diese Methodik unterscheidet sich im Vergleich zu der beim Lean Management verwendeten Methodik PDCA (Plan Do Check Act) darin, dass der Prozess bei PDCA n-Mal ohne Projektabschluss wiederholt werden kann. DMAIC hingegen strebt einen Projektabschluss an. Für den erfolgreichen Abschluss jeder DMAIC-Phase werden sogenannte Tollgates, also Meilensteine gesetzt, um voreiliges Abschließen einer Phase und somit unzureichende Endergebnisse zu verhindern. Beginnend mit der Define Phase wird zuerst das Problem näher beschrieben. In der Measure Phase wird überlegt wie groß das zu beseitigende Problem ist und welche weiteren Einflüsse es gibt. Die Ursachen des Problems werden in der Analyze Phase hinterfragt. Erst die Improve Phase befasst sich dann mit den eigentlichen Lösungsansätzen des Problems. Zuletzt wird in der Control Phase überprüft wie die Nachhaltigkeit der Verbesserung sichergestellt werden kann.

Die verschiedenen Projektphasen:

Define

In Six Sigma Projekten sollte eine Projektdefinition immer SMART, also spezifisch, messbar, abgestimmt, realistisch und terminiert sein. Für die grobe Prozessdarstellung hat sich die SIPOC (Supplier Input Process Output Customer) Methode als geeignet herausgestellt. In der Define Phase bietet sich die VOC (Voice of Customer) an, die notwendigen Kundenanforderungen herauszufinden. Diese Kundenanforderungen müssen daraufhin mittels CtQ (Critical to Quality) als konkrete Geschäftsanforderungen definiert werden.

Measure

Die Prozessoptimierung erfolgt immer in entgegengesetzter Reihenfolge zur Prozessrichtung. Zu beachten ist, dass unscharfe Definitionen das Ergebnis der Messung stark verfälschen können. In dieser Phase wird die zuvor genannte DPMO Methode angewendet, um zu qualitativ gesicherten Ergebnissen zu kommen.

Analyze

In dieser Phase sollen potentielle Ursachen eines Problems erkannt werden. Dafür wird bei Six Sigma meist das sogenannte Ishikawa-Diagramm (Ursache-Wirkung-Diagramm) verwendet.

Improve

Nachdem es eine klare Definition des Problems gibt, gilt es Lösungen zu erarbeiten. Lösungsvorschläge können zuerst beispielsweise durch eine Brainstorming oder Mind-Mapping erarbeitet, gesammelt und bewertet werden. Danach müssen sinnvolle und umsetzbare Vorschläge ausgewählt und dokumentiert werden. Zum Schluss muss die entsprechende Lösung implementiert werden. Dabei ist es wichtig die zeitliche Umsetzbarkeit und ressourcentechnische Machbarkeit der Maßnahmen in Betracht zu ziehen.

Control

Die Control Phase lässt sich in vier Unterpunkte gliedern. Zuerst muss ein Prozesssteuerungsplan erstellt werden. Dieser sollte eine Dokumentation, ein Monitoring und eine Reaktionsplanung enthalten. Daraufhin erfolgt der Abschluss des Projekts, hierbei wird die Projektdokumentation an den Process Owner übergeben. Die Festlegung von Audits oder sogenannten Process-Walk-Throughs soll beantworten inwiefern die Verbesserungen nachhaltig umgesetzt wurden und wie der verbesserte Prozess tatsächlich „gelebt“ wird. Die Bewertung des Projekterfolgs wird qualitativ und quantitativ (monetär) gemessen. Quantitativ wird zwischen der Wirkung auf dem Umsatz und die Wirkung auf die Kosten unterschieden.

Die Ergebnisse

Zur Datenauswertung verwendet Six Sigma statistische Methoden basierend auf der Gauß’schen Normalverteilung. Für diese gilt, dass es sich immer um eine symmetrische Glockenkurve handelt. Es gibt immer einen Höhepunkt und zwei Wendepunkte, wobei die Standardabweichung immer gleich dem Abstand vom Höhepunkt zu einem der Wendepunkte entspricht. Die Normalverteilung kann innerhalb einer bestimmten Toleranz verschiedene Formen annehmen und das Integral beträgt immer 1. Bei der Datenauswertung wird zwischen dem Lagemaß und dem Streumaß unterschieden. Zum Lagemaß gehören das arithmetische Mittel, der Median und der Modus. Mit den Streumaßen lässt sich die Verteilung der Messwerte beurteilen. Hierzu gehören die Spannweite, die Varianz und die Standardabweichung. Die Varianz beschreibt dabei die Streuung von Daten aus einer Stichprobe. Die Standardabweichung wird stets als positiver Wert eingesetzt. Sie wird als durchschnittliche Abweichung der Merkmalausprägungen Xi vom arithmetischen Mittel interpretiert. Mit Hilfe dieser statistischen Kennzahlen, können die Ergebnisse in Six Sigma Projekten nicht nur anschaulich dargestellt werden und messbar nachgehalten werden, sondern auch als Datengrundlage für weitere Prozessoptimierungs-Projekte dienen.

Weitere Beiträge

Warum spielt das Thema digitale Kollaboration für mich und mein Unternehmen eine Rolle? Geographische Distanz sollte heute kein Hindernis mehr […]

Kon­takt auf­neh­men

Kontaktdaten

Wie hat HHC dich auf deine jetzige Tätigkeit vorbereitet?

Als Mitglied von HHC konnte ich erste Erfahrungen im Bereich Projektmanagement, Arbeiten in interdisziplinären Teams und sicheres Präsentieren vor Kunden lernen – Fähigkeiten die insbesondere für den Start in der Beratung sehr viel wert waren. Aber auch die Veranstaltungen von HHC, bei denen wir Vertreter verschiedener Unternehmensberatungen kennenlernen konnten oder zusammen mit ihnen Cases lösten, bereitete mich sehr gut auf die Bewerbungsgespräche aber auch meine spätere Praktikumsstelle bei der Marketingberatung Batten & Company aber auch jetzige Festanstellung bei Deloitte Digital vor.

Welches war dein größtes Learning bei HHC und was bringt es dir heute?

Im Rahmen eines HHC-Projekts unterstützten wir ein Startup aus dem Accelerator Programm der E.ON SE bei der Marktrecherche. Da ich die Idee des Start Ups und auch das Mitgestalten in einem Unternehmen noch vor dessen Produktlaunch sehr spannend fand, startete ich direkt nach Projektende von HHC einen Werkstudentenjob und anschliessende Festanstellung dort. Durch die kleine Teamgröße konnte ich schnell alle Unternehmensbereiche kennenlernen und insbesondere das Online Marketing mit aufbauen. Das HHC-Projekt verhalf mir somit zu meinem ersten Job und ebnete meinen Weg ins Online Marketing.

Auf welchen beruflichen Erfolg bist du besonders stolz?

Während meines Masterstudiums in London gründete ich eine Agentur namens ApoDigital, die sich auf Online Marketing für Apotheken spezialisiert. Ich erkannte, dass es in der Pharmabranche einen deutlichen Rückstand beim Thema Online Präsenz und Marketing gibt und nutze mein Wissen und die Kontakte in der Industrie zur Akquise der ersten Kunden. Auch nach meinem Start bei Deloitte Digital führte ich die Agentur fort und begann mit Freelancer zu arbeiten, um das Pensum und die Qualität beizubehalten. Im Laufe der letzten Jahre lernte ich unglaublich viel von Unternehmensführung über Buchhaltung und Kundenmanagement und konnte insbesondere mein Marketingfachwissen aus dem einen Beruf im anderen einbringen.

Wieso sollten StudentInnen sich bei HHC bewerben?

HHC bietet StudentInnen eine riesige Chance, verschiedene Unternehmen, Unternehmensbereiche und auch Unternehmensgrößen bereits im Studium kennenzulernen. Es ist unglaublich viel wert zu verstehen, ob man gerne als Dienstleister (z.B. Unternehmensberater oder Agenturmitarbeiter) arbeiten möchte oder gerne in einem Konzern oder Startup anfangen möchte. Und genau das kann man im Rahmen der Projekte herausfinden. Neben der Projekterfahrung lernt man auch schnell sehr viele verschiedene und interessante Menschen kennen und beginnt sich ein Netzwerk aufzubauen.

Was machst du, wenn du nicht arbeitest?

Ich wohne noch nicht so lange in Hamburg und nutze meine freie Zeit die Stadt besser kennenzulernen.

Anna Kraus, Senior Consultant bei Deloitte

Was war der beste Ratschlag, den du von einem HHC-Mitglied bekommen hast?

Sammle so viele Erfahrungen neben dem Studium wie du kannst! Nutze das HHC-Sicherheitsnetz und mache so viele Fehler wie möglich!

Welches war dein größtes Learning bei HHC und was bringt es dir heute?

Ich habe dank HHC gelernt, was ich in meinem Berufsalltag wirklich machen will. Nur dadurch konnte ich bereits während des Studiums meinen Schwerpunkt wechseln und mich auf diesen Berufsalltag richtig vorbereiten.

Auf welchen beruflichen Erfolg bist du besonders stolz?

Da wo ich bin, bin ich genau richtig. Ich kann wirklich etwas verändern und das, obwohl ich gerade einmal vor einem Jahr den Berufseinstieg hatte. Besonders stolz bin ich, dass ich das Vertrauen, das mir entgegengebracht wurde nicht enttäuscht habe und mir diese Position und das Vertrauen ganz allein erarbeitet und verdient habe, obwohl es eine große Herausforderung war!

Wie kam es dazu, dass du als Quality Improvement Specialist arbeitest?

Um diese Frage zu beantworten, muss ich ein wenig ausholen, denn HHC hat dabei eine entscheidende Rolle gespielt.

Als ich bei HHC anfing steckte ich mitten in meinem 4. Semester des Wirtschaftschemie Bachelors. Ich war enttäuscht. Ich wusste schon vor Studiums Anfang, dass ich keine Theoretikerin war und auch, dass ich nicht den Rest meines Lebens im Labor stehen wollte – aber das Studium brachte mir nur die Theorie und die praktische Umsetzung im Labor bei. Ich wollte irgendetwas anderes – wusste aber nicht was das war. Und da fand ich HHC. Im Nachhinein, die beste Entscheidung, die ich in Sachen ‚Studium‘ treffen konnte (meine Studiumswahl mit eingeschlossen 😉)

Es begann langsam – aber irgendwann haben wir über ein Qualitätsmanagementsystem nachgedacht – und ich war direkt Feuer und Flamme.

Damals war mir noch nicht klar warum, aber es machte mir Spaß. Und das Besondere an HHC: Wenn du für etwas brennst, darfst du es einfach ausprobieren!

Rückwirkend betrachtet bin ich total gescheitert 😃 Ich hatte keine Ahnung was Qualität bedeutet, was ein Qualitätsmanagementsystem braucht, warum es Leute gab, die den Sinn von meinen Prozessen nicht verstanden haben, warum die Norm ein schlechter Ausgangspunkt war… Aber trotz all des Gegenwindes wusste ich einfach, dass ich meinen Platz gefunden hatte – jetzt musste ich nur noch lernen es richtig zu machen.

Deshalb habe ich mich entschieden einen Master in Qualitätsingenieurwesen anzuhängen. Hier habe ich das Handwerkszeug und die Methoden gelernt und nach und nach verstanden, was ich damals falsch gemacht habe.

Mein Job war anschließend ein echter Glücksgriff. Hier stehe ich vor den gleichen Herausforderungen wie bei HHC – nur eben ohne Sicherheitsnetz. Und jetzt kann ich es richtig machen, weil ich weiß wo die Fallstricke liegen. Jetzt kann ich einen echten Mehrwert bringen und Änderungen anstoßen, die tatsächlich etwas verbessern!

Wieso sollten StudentInnen sich bei HHC bewerben?

Manchen reicht das Studium. Manchen nicht. Für all jene, die MEHR wollen ist HHC genau der richtige Ort. Egal ob es der Netzwerkaufbau, das Geld verdienen oder die Selbstfindung ist – HHC kann einem genau das ermöglichen. Hier seid ihr frei euch auszuprobieren und neue Wege einzuschlagen. Setzt euch ein Ziel und tut alles dafür es zu erreichen. Hier steht euch keiner im Weg – Probiert euch aus und sucht nach neuen Wegen. Guckt über den Tellerrand hinaus und wenn ihr scheitert, könnt ihr einfach wieder aufstehen und weiter machen. Jetzt wisst ihr es besser 😊 So viel Freiheit kann euch kein Studium, kein Praktikum und auch kein Nebenjob geben!

Was machst du, wenn du nicht arbeitest?

Momentan eine Wohnung kernsanieren 😉

Anna Mühlinghaus, Quality Improvement Specialist, SAFECHEM Europe GmbH

Auf welchen beruflichen Erfolg bist du besonders stolz?

Vor einigen Jahren habe ich nach der Uni richtiggutbewerben.de gegründet. Die führende Online-Plattform für Bewerbungen in Deutschland. Wir sind durch zahlreiche Medienauftritte u.a. bei Galileo und Höhle der Löwen deutschlandweit bekannt.

Wie kam es dazu, dass du richtiggutbewerben.de gegründet hast?

Alles kann man heute online buchen oder bestellen – wieso also nicht auch seine individuelle Bewerbung? In einer kleinen Studenten-WG hat alles begonnen. Von einem 8qm-WG-Zimmer zum 330qm-Büro.

Wieso sollten StudentInnen sich bei HHC bewerben?

HHC bietet einen Ort, an dem StudentInnen aus verschiedensten Studiengängen und mit verschiedenen persönlichen Zielen zusammenkommen. Hier findet man Gleichgesinnte, Kreative, Zahlenmenschen, was man eben sucht. Auch Startup-Begeisterte. Das ein oder andere Mitglied von HHC hat auch schon bei uns im Startup gearbeitet.

Was machst du, wenn du nicht arbeitest?

Ein wichtiger Ausgleich ist Sport. Ich spiele Hockey und Fußball. Je nach Jahreszeit das eine mehr als das andere.

Bilal Zafar, CEO von richtiggutbewerben.de