Um Unsicherheiten bei der Formulierung von Texten, die an Geschäftspartner oder firmeninterne Kollegen gerichtet sind, zu vermeiden, haben wir nachstehend einige praxisrelevante Tipps. Dies hilft Ihnen gleichzeitig, auch schneller zu schreiben und somit Ihren Arbeitsalltag effizienter zu gestalten.
Schriftliche Kommunikation sollte immer empfängerorientiert sein. Sehen Sie sich von Anfang an als gleichberechtigten Gesprächspartner. Ihre Nachricht sollte nicht nur gelesen und verstanden werden, sondern die gewünschte Reaktion beim Gegenüber erreichen.
Achten Sie auf Prägnanz und Verständlichkeit!
Schreiben Sie klar und vermeiden Sie durch kurze, aber aussagekräftige Sätze Rückfragen Ihres Ansprechpartners. Kurz ist auch gleich wirkungsvoller.
Aktualität der Formulierungen!
„Hiermit übersenden wir Ihnen zur Übersicht geltende Formulare in der Annahme Ihres Interesses.“ In Zeiten kurzer und knapper Kommunikation über mobile Geräte sollte man auch in Briefen und E-Mails auf zeitgemäße Formulierungen achten. Allgemein sollten überwiegend Verben anstatt Nomen verwendet werden. Schreiben Sie in diesem Fall lieber: „Zusätzlich senden wir Ihnen im Anhang die Übersicht“.
Denken und schreiben Sie positiv!
Kennen Sie das, wenn man seit geraumer Wartezeit auf den Zug wartet und dann über den Lautsprecher alle 15 Minuten gehofft wird, dass die Kunden dafür Verständnis haben? Formulieren Sie psychologisch klüger! Es sollte vielmehr um das Verständnis der Fahrgäste gebeten werden.
Ebenso gilt: Sprechen Sie das Problem nicht an, sondern zeigen Sie Lösungswege auf. Ihr Gesprächspartner wird es Ihnen danken.
Sagen Sie nicht, wann das Geschäft geschlossen ist, sondern besser wann geöffnet ist. Positive Energie in Schriftform!
Professionelle Argumentation!
Stellen Sie zunächst das Problem kurz dar, bieten Sie einen Lösungsvorschlag an und beweisen dessen Funktionalität sowie den Nutzen für den Adressaten. Schließen Sie dann mit der Aufforderung zur Aktion, so direkt und positiv wie möglich, z. B. mit „Sagt Ihnen das Angebot zu?“.
Zeigen Sie individuelles Profil!
Finden Sie Ihren eigenen Schreibstil – originell, aber nicht übertrieben. Seien Sie stets höflich, freundlich und persönlich. Damit erreicht man jeden.
Schreiben Sie aktiv!
Vermeiden Sie Aussagen wie „Wir möchten Sie darüber informieren…“, sondern informieren Sie direkt. Aktive Formulierungen sind besser verständlich und führen schneller zum gewünschten Ergebnis.
Beachten Sie diese einfachen Tricks, steht einer erfolgreichen und effizienten Kommunikation nichts im Weg. Viel Erfolg wünscht das Team von HHC!