Effektiv im virtuellen Team arbeiten – Auch außerhalb von Corona

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In unserem Beitrag zum Thema Home Office konnten bereits wichtige Herausforderungen der aktuellen Pandemie vorgestellt werden. Obwohl virtuelle Zusammenarbeit keine Neuheit darstellt, sind zahlreiche Grundlagen für das gemeinsame Arbeiten häufig unbekannt. Lernen Sie in diesem Beitrag, wie Sie Remote Working zukünftig effektiver gestalten.

Es sollten einige klare Regeln aufgestellt werden, die die Kommunikation im Team verbessern sollen. Hierdurch können Ziele klarer definiert, überflüssige Meetings vermieden und Zeit erspart werden. Zunächst wollen wir uns auf den angemessenen Einsatz von Medien konzentrieren. 

Wie Sie die richtige Mail verfassen

E-Mails sind nach wie vor das wichtigste digitale Kommunikationsmittel im Unternehmen, weisen jedoch auch hohes Potenzial für Fehler auf. Oftmals sind andere Medien sinnvoller, dies bestimmt sich z.B. nach Aspekten wie Dringlichkeit oder Datenschutz.

  • Mails werden umso besser aufgenommen, je übersichtlicher die Nachricht gestaltet ist – bei längeren Mails sollte zunächst eine Summary gegeben sein. 
  • Vermeiden Sie es jedes Mal Nachrichten zur Kenntnisnahme an alle KollegInnen zu versenden – diese werden meistens nur als lästig empfunden und nicht gelesen. 
  • Nutzen Sie präzise Formulierungen, sodass wichtige Informationen und Betreff unmittelbar erkennbar sind und Anhänge für längere Inhalten. Wenn notwendig, kennzeichnen Sie Ihre zentralen Aussagen auch visuell.

Wenn es schnell gehen muss

Handelt es sich bei Nachrichten um dringende interne Informationen, nutzen Sie lieber Kurznachrichtendienste, wie z.B. Slack, Mattermost und Co. Diese erregen meist schneller die Aufmerksamkeit ihrer Adressaten. Zudem sollte gemeinsam festgelegt werden, wie die Hierarchie für Kommunikationsmedien im Unternehmen aussieht. Je dringender ein Anlieger ist, umso direkter sollte die Kommunikation sein. Die höchste Form stellt dabei der Anruf oder bei physischer Anwesenheit ein Gespräch dar. 

Telefonate und Videokonferenzen zielgerichtet führen

Genauso wie für Meetings, gibt es einige Grundsätze für ein erfolgreiches Telefonat: 

  • Der Organisator ist für die inhaltliche Gestaltung und die Abwicklung zuständig. 
  • Ziele des Telefonats und notwendige Fragestellungen sollten im Vorhinein überlegt werden. Dabei sollte die Anzahl an Themen schmal gehalten werden – visieren Sie im Optimalfall nicht mehr als ein Thema pro Termin. 
  • Beachten Sie eventuelle Besonderheiten ihrer Gesprächspartner und visualisieren Sie, falls sinnvoll, ihre Punkte.

Gerade in Zeiten sozialer Distanzierung fördert es den Teamgeist, wenn Sie bei Interaktionen mit KollegInnen den persönlichen Aspekt groß schreiben. Führen Sie daher ohne Scheu die ersten ein bis zwei Minuten des Telefonats Smalltalk – es liegt jedoch in der Verantwortung aller Teilnehmer das eigentliche Anliegen nicht zu vernachlässigen. Falls jemand abschweift, korrigieren Sie aktiv den Kurs, um geplante To Dos abzuhaken. Gegenfragen können helfen, die Reflektion über die Inhalte während des Calls anzuregen. Führen Sie Notizen und teilen Sie im Nachhinein die wichtigsten Erkenntnisse schriftlich mit. 

Wir kommunizieren auch über unsere Körpersprache und unsere Stimme. Nutzen Sie dies daher sinnvoll in Videogesprächen. Erfolgreiche Zusammenarbeit hängt nicht nur von der korrekten Methodik und den richtigen Inhalten ab, sondern auch davon, wie sich die Teammitglieder in der Konstellation fühlen. Feiern Sie also Erfolge und seien Sie transparent!

Home Office in Deutschland in Zahlen

 Quelle Statista

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Die aktuelle Entwicklung zeigt einen klaren Trend in eine Arbeitswelt mit mehr Home Office und Digitalisierung. Lassen Sie uns daher gemeinsam überlegen, wie Sie gemeinsam mit Heinrich Heine Consulting das Beste aus Ihrem Team holen können.

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